Πορεία που πρέπει να ακολουθηθεί από τους διαχειριστές ώστε να προγραμματιστεί μια τηλεδιάσκεψη

1. Ο διαχειριστής πρέπει να παραλάβει τις παρουσιάσεις των άλλων δύο σχολείων από τα συνεργαζόμενα σχολεία. Υπενθυμίζεται ότι η παρουσίαση του κάθε σχολείου δεν πρέπει να ξεπερνά τα 2 Mb και πρέπει να είναι σε μορφή PowerPoint. Οι παρουσιάσεις φυλάγονται τοπικά στον υπολογιστή του διαχειριστή.

2. Αφού ο διαχειριστής κάνει login στην ιστοσελίδα του ΟΙΚΑΔΕ, το πρώτο εργαλείο που θα χρησιμοποιήσει είναι το Agenda Builder. Με τη βοήθεια του εργαλείου αυτού ο διαχειριστής μετατρέπει το υλικό των 3 σχολείων σε μορφή που αναγνωρίζεται από το server του Centra (.saz), δηλαδή δημιουργεί το ημερήσιο πρόγραμμα της τηλεδιάσκεψης.

3. Δημιουργούμε 3 κενούς φακέλους όπου ο κάθε φάκελος έχει το όνομα του κάθε σχολείου. Εισαγωγή – Κενός φάκελος. Στη συνέχεια εισάγει την παρουσίαση του κάθε σχολείου μέσα στο φάκελο του σχολείου. Αυτό γίνεται όταν επιλεγεί ένας φάκελος του σχολείου και Εισαγωγή – Αρχείο. Βρίσκετε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη τοπικά στον υπολογιστή και πατάτε open. Ακολούθως το λογισμικό σας ζητά σε ποια μορφή επιθυμείτε να φυλάξετε το υλικό. Προτείνεται να επιλέγετε τη δεύτερη επιλογή για αποφυγή οποιοδήποτε προβλημάτων.
4. Αφού ακολουθηθεί η ίδια διαδικασία για όλα τα σχολεία πρέπει να επιλεχθούν όλα (το υλικό και των τριών σχολείων), δεξί κλικ – Ιδιότητες. Εμφανίζεται ένα παράθυρο όπου πρέπει να επιλεγεί το Πλευρά Πελάτη. Αυτό δίνει το δικαίωμα στους συμμετέχοντες να κατεβάσουν το υλικό της τηλεδιάσκεψης τοπικά στον υπολογιστή τους πριν την έναρξή της, ώστε να μη δημιουργείται καθυστέρηση την ώρα της συνάντησης.

5. Στη συνέχεια αποθηκεύουμε το ημερήσιο πρόγραμμα στον υπολογιστή μας. Αρχείο-Αποθήκευση ως… και δίνουμε το όνομα. Θα ήταν καλό να δίνουμε το όνομα με τον εξής τρόπο: Cyprus2ηομάδα_γνωριμία_5.2.07. Κλείνουμε το Agenda Builder.

6. Στη συνέχεια ανοίγουμε το δεύτερο εργαλείο – Διαχείριση θεμάτων. Με το εργαλείο αυτό δημιουργούμε ένα θέμα/υλικό και ενώνουμε το υλικό το οποίο έχουμε αποθηκεμένο στον υπολογιστή μας με το θέμα.

7. Κάνουμε κλικ στο Προσθήκη θέματος και συμπληρώνουμε μόνο το όνομα του θέματος. Θα ήταν καλό να δώσουμε το ίδιο όνομα που δώσαμε και στο υλικό που αποθηκεύσαμε πριν το υλικό των σχολείων: Cyprus2ηομάδα_γνωριμία_5.2.07. Έχουμε δημιουργήσει το θέμα και μένει να ενώσουμε το υλικό με το θέμα.

8. Αναζητούμε το θέμα που έχουμε δημιουργήσει με τη βοήθεια της Εύρεσης, το εντοπίζουμε και παρατηρούμε ότι είναι κενό.

9. Κάνουμε κλικ στο Προσθήκη που βρίσκεται κάτω από το θέμα. Ανοίγει ένα παράθυρο και κάνουμε κλικ στο Προσθήκη Ημερήσιου Προγράμματος. Στο παράθυρο που ανοίγει κάνουμε κλικ στο Περιήγηση. Ανοίγει ένα παράθυρο και αναζητούμε το υλικό που έχουμε αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας (.saz). Κάνουμε κλικ στο Open και στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο Προσθήκη. Το ημερήσιο πρόγραμμα μεταφέρεται στο server του Centra.

10. Κάνουμε κλικ στο Ολοκληρώθηκε και παρατηρούμε ότι στο παράθυρο που ανοίγει το θέμα δεν είναι πλέον κενό. Ολοκληρώθηκε και η εργασία στο δεύτερο εργαλείο Διαχείριση Θεμάτων.¬

11. Απομένει να δημιουργήσουμε την εκδήλωση, να ενώσουμε την εκδήλωση με το θέμα και να ενώσουμε τους συμμετέχοντες με την εκδήλωση. Όλα αυτά θα γίνουν με την βοήθεια του τρίτου εργαλείου Διαχείριση Εκδηλώσεων.

12. Κάνουμε κλικ στο Δημιουργία Εκδηλώσεων. Η εκδήλωση πρέπει να δημιουργηθεί μέσα στην προκαθορισμένη ομάδα. Εντοπίζουμε την ομάδα στην οποία ανήκουμε, για παράδειγμα Cyprus 2η ομάδα και κάνουμε κλικ. Στη συνέχεια κάνουμε κλικ στο Νέα Εκδήλωση. Στο παράθυρο που ανοίγει δίνουμε το όνομα της εκδήλωσης με τον τρόπο που καθορίσαμε προηγουμένως Cyprus2ηομάδα_γνωριμία_5.2.07, καθορίζουμε την ημερομηνία και την ώρα που θα γίνει η συνάντηση. Ακολούθως καθορίζεται η διάρκεια της συνάντησης. Είναι καλό να ορίζουμε μεγάλη διάρκεια, για παράδειγμα 5 ώρες. Στις Επιλογές Συνόδου επιλέγουμε και το Ζωντανό Βίντεο. Στη συνέχεια στο πεδίο Περιεχόμενο του Ημερήσιου Προγράμματος επιλέγουμε το ημερήσιο πρόγραμμα που έχει περαστεί στο server. Ο εντοπισμός του είναι εύκολος γιατί έχει το ίδιο όνομα με το όνομα της εκδήλωσης. Τέλος κάνουμε κλικ στο Δημιουργία και Επεξεργασία Επαφής στο τέλος του παραθύρου. Η εκδήλωση έχει δημιουργηθεί και το ημερήσιο πρόγραμμα έχει «ενωθεί» με την εκδήλωση.

13. Ακολούθως πρέπει να ενώσουμε την εκδήλωση με τους συμμετέχοντες. Στο παράθυρο που ανοίγει αναζητούμε την ομάδα που έχει ήδη δημιουργηθεί από την κυρία Αλεξανδράκη. Κάθε σχολείο ανήκει σε μια ομάδα μαζί με τα άλλα συνεργαζόμενα σχολεία. Για παράδειγμα Cyprus 2η ομάδα. Επιλέγουμε ΜΟΝΟ την ομάδα μας και κάνουμε κλικ στο Εισαγωγή Επιλεγμένων.

14. Πλέον έχουμε «ενώσει» την εκδήλωση με τους συμμετέχοντες. Το μόνο που απομένει είναι ο διαχειριστής να κάνει τον εαυτό του συντονιστή της τηλεδιάσκεψης. Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στην Τρέχουσα Εγγραφή. Στο παράθυρο που ανοίγει βρίσκουμε το σχολείο μας και στη στήλη που ονομάζεται Συντονισμός αλλάζουμε το Όχι σε Ναι κάνοντας κλικ στο σημείο εκείνο.


Η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί. Για να είσαστε σίγουροι ότι όλα έχουν γίνει σωστά κάνω κλικ στο Το Πρόγραμμα μου. Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί θα πρέπει να εμφανίζεται η εκδήλωση που προγραμματίστηκε. Επίσης, πρέπει να εμφανίζονται οι εξής δύο ενδείξεις:

• Συντονισμός. Αυτό δείχνει ότι σωστά έχετε θέσει το σχολείο σας συντονιστή

• Λήψη περιεχομένου. Αυτό δείχνει ότι τα άλλα σχολεία θα μπορούν να «κατεβάσουν» στον υπολογιστή τους το ημερήσιο πρόγραμμα πριν την έναρξη της εκδήλωσης ώστε να αποφεύγεται η καθυστέρηση την ώρα που θα διεξάγεται η εκδήλωση.

Αν δεν εμφανίζεται η ένδειξη Συντονισμός τότε θα πρέπει να επιστρέψετε στην Διαχείριση Εκδηλώσεων στην κάρτα Τρέχουσα Εγγραφή και να θέσετε το σχολείο σας συντονιστή.

Αν δεν εμφανίζεται η ένδειξη Λήψη Περιεχομένου τότε δυστυχώς πρέπει να επαναλάβετε όλη τη διαδικασία από την αρχή και δώστε ιδιαίτερη προσοχή στο βήμα 4.